Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem

1. Allgemeines
Dieses Bewerbersystem wird von der nu3 GmbH, Brückenstr. 5, 10179 Berlin, Registernummer HRB 134222 B betrieben.
Die nu3 GmbH ist die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7, 28 DSGVO.
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen persönlichen Daten bei uns umgehen. Ihre Bewerberdaten werden wir daher nur zum Zweck der Abwicklung Ihres Bewerbungsverfahrens verwenden. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ergibt sich aus § 26 BDSG (in seiner ab dem 25. Mai 2018 geltenden Fassung) sowie Art. 88 DSGVO.

2. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Unsere Datenschutzbestimmungen stehen im Einklang mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).
Wenn Sie sich für eine offene Stelle oder initiativ über das Bewerbungssystem auf unserer Website bewerben, übermitteln Sie freiwillig personenbezogene Daten und Informationen (Vorname, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, sowie etwaige Anhänge wie Lebenslauf, Anschreiben etc.).
Diese übermittelten Daten werden per DLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert, welche von unserem Unternehmen verantwortet und von einem Drittunternehmen namens Personio GmbH (https://www.personio.de/) betrieben wird. Mit der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet und Daten ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland speichert, haben wir eine entsprechende Datenschutzvereinbarung im Sinne der einschlägigen, oben genannten Gesetze geschlossen.
Sofern Sie eine Initiativbewerbung direkt per E-Mail an jobs@nu3.de versenden, werden Ihre Daten in der Regel unverschlüsselt übertragen.
Verantwortliche Mitarbeiter unseres Unternehmens können auf die genannte Datenbank zugreifen, um vakante Positionen mit geeigneten Kandidaten besetzen zu können.

4. Speicherung der personenbezogenen Daten
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Aus Gründen der allgemeinen Gleichbehandlung erlaubt das Gesetz gemäß § 15 Abs. 4 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine weitergehende Speicherung Ihrer Daten von weiteren zwei Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen und der Speicherung Ihrer Daten widersprechen (siehe dazu auch 4.).

7. Weitergabe von personenbezogenen Daten
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur dann, wenn die nu3 GmbH hierzu gesetzlich verpflichtet ist oder wenn es im Falle eines Missbrauchs oder der Aufklärung erforderlich ist.
Hierzu bedarf es jedoch konkreter Anhaltspunkte für ein rechtswidriges oder missbräuchliches Verhalten. Auf Anordnung der zuständigen Stellen dürfen wir im Einzelfall Auskunft über diese Daten (Bestandsdaten) erteilen, soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr, zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Verfassungsschutzbehörden oder des Militärischen Abschirmdienstes oder zur Durchsetzung der Rechte am geistigen Eigentum erforderlich ist.

8. Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten
Sowohl wir als Unternehmen, etwaige Mitarbeiter, welche im Bewerbungsprozess involviert sind, sowie eingebundene Drittunternehmen wie die Personio GmbH, sind dazu angewiesen, geeignete organisatorische und technische Maßnahmen zu treffen, um persönliche Daten vor Missbrauch, unberechtigter Veröffentlichung und Verlust zu schützen. Diese Maßnahmen genügen mindestens den Anforderungen des Art. 32 DSGVO.

9. Ihre Rechte als Betroffener
Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Ferner können Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen und Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Bitte wenden Sie sich zur Ausübung dieser Rechte bitte an nu3 GmbH, Brückenstr. 5, 10179 Berlin oder per E-Mail an jobs@nu3.de.

4. Widerruf der Einwilligung
Sofern die Erhebung oder Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt im Falle des Widerrufs unberührt.

5. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörde
Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstraße 219, 10969 Berlin, Telefon +49 (0)30 13 889-0, E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de) zu.
zu.

6. Entfernung personenbezogener Daten
Sie können uns jederzeit via jobs@nu3.de kontaktieren, um die Löschung Ihrer Daten zu veranlassen.
Nach 90 Tagen werden Ihre Daten automatisch anonymisiert. Die Daten stehen uns dann nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).


10. Fragen und Anregungen
Wenn Sie Fragen zu unseren Hinweisen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich direkt an uns wenden. Bitte schreiben Sie an:
nu3GmbH
Brückenstr.5
10179Berlin
oder senden Sie eine E-Mail an: jobs@nu3.de

11. Gültigkeit und Änderungen der Datenschutzbestimmungen für das Bewerbersystem
Die Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und datiert vom 02.02.2017. Durch die Weiterentwicklung unseres Bewerbungsprozesses oder die Implementierung neuer Funktionen oder Technologien kann es notwendig werden, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.
Art. 4 Nr. 7, 28 DSGVO.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.